Vietnam Mewajibkan Deklarasi Digital Sebelum Kedatangan di Bandara Ho Chi Minh City

Solusi Digital untuk Mengatasi Kepadatan Kedatangan

Wisatawan yang tiba di Bandara Internasional Tan Son Nhat di Ho Chi Minh City telah lama menghadapi kenyataan yang membuat frustrasi. Pusat penerbangan di Vietnam selatan ini, yang melayani lebih dari 42,4 juta penumpang tahun lalu, termasuk 17,8 juta pengunjung internasional, kerap mengalami antrean imigrasi yang mengular hingga berjam-jam pada periode puncak. Dengan jumlah kedatangan harian yang sesekali melampaui 48.000 orang, jauh di atas kapasitas desain terminal, bandara ini dikenal dengan waktu tunggu yang panjang dan menguji kesabaran bahkan para pelancong berpengalaman. Pada jam sibuk kedatangan malam hari, ada laporan bahwa antrean melebihi 500 orang, sementara waktu pemrosesan rutin berlangsung lebih dari satu atau dua jam pada periode tersibuk siang dan malam.

Mulai 15 April 2026, otoritas imigrasi Vietnam memperkenalkan sistem deklarasi digital sebelum kedatangan yang dirancang untuk mengatasi masalah kepadatan kronis ini. Formulir daring wajib tersebut mengharuskan pengunjung asing dan warga Vietnam yang tinggal di luar negeri mengirimkan informasi pribadi dan perjalanan sebelum mendarat. Setelah itu, sistem akan menerbitkan kode QR unik untuk memperlancar pemeriksaan imigrasi. Pejabat memperkirakan sistem ini dapat memangkas waktu pemrosesan setiap penumpang sekitar 30 detik, sebuah peningkatan berarti jika diterapkan pada ribuan kedatangan setiap hari. Kode QR memungkinkan petugas mengambil informasi penumpang secara elektronik, tanpa memasukkannya secara manual di loket, dan berpotensi mengubah pengalaman kedatangan di gerbang tersibuk Vietnam.

Inisiatif ini menandai langkah Vietnam mengikuti tren regional yang semakin luas menuju digitalisasi pengelolaan perbatasan. Sistem serupa telah beroperasi di Singapura, Thailand, Indonesia, dan Taiwan, dengan pengumpulan data sebelum kedatangan menggantikan kartu kedatangan kertas tradisional. Untuk Vietnam, program percontohan ini saat ini hanya berlaku di Bandara Tan Son Nhat, meski infrastrukturnya tampak dirancang agar kelak dapat diterapkan secara nasional. Maskapai penerbangan dan perusahaan perjalanan telah diminta untuk memberi tahu penumpang sebelum penerbangan, tetapi tingkat kepatuhan terhadap imbauan ini berbeda-beda antar-maskapai selama tahap awal penerapan.

Menentukan Siapa yang Wajib Mengisi Deklarasi

Memastikan apakah persyaratan baru ini berlaku bagi situasi Anda penting agar tidak mengalami keterlambatan saat tiba. Peraturan tersebut mewajibkan dua kategori utama pelancong mengisi deklarasi digital sebelum melewati pemeriksaan imigrasi di Tan Son Nhat. Pertama, semua warga negara asing yang memasuki Vietnam wajib mengisi formulir ini, apa pun status visa mereka. Termasuk di dalamnya pengunjung dengan visa elektronik, visa kertas tradisional, persetujuan visa saat kedatangan, serta mereka yang mendapat fasilitas bebas visa bilateral atau unilateral, seperti warga negara Inggris, Jepang, Korea Selatan, Jerman, dan Prancis. Pelancong yang bebas visa ini kerap mengira persyaratan masuk yang berlaku bagi mereka lebih sedikit, padahal formulir digital tersebut berlaku sama bagi semua pemegang paspor asing.

Kedua, warga Vietnam yang tinggal di luar negeri dan bepergian dengan paspor asing serta visa yang masih berlaku juga wajib mengisi formulir. Beberapa kelompok dikecualikan dari kewajiban deklarasi digital. Warga negara Vietnam yang bepergian dengan paspor Vietnam tidak perlu mengirimkan formulir, begitu pula penumpang transit yang tetap berada di area steril bandara dan tidak menjalani pemeriksaan imigrasi. Sebagai contoh, pelancong yang terbang dari Singapura ke London dengan transit di Ho Chi Minh City, memegang kedua kartu naik pesawat dan bagasinya didaftarkan hingga tujuan akhir, tidak perlu mengisi deklarasi selama tidak melewati pemeriksaan imigrasi di Tan Son Nhat. Anak-anak yang bepergian bersama orang tua harus memiliki deklarasi tersendiri yang terhubung dengan nomor paspor masing-masing, meski informasi keluarga diisi dalam sesi yang sama.

Pelancong berkewarganegaraan ganda perlu sangat berhati-hati saat mengisi formulir. Deklarasi harus sama persis dengan paspor yang digunakan untuk masuk, sehingga hal ini dapat menimbulkan pertanyaan bagi mereka yang lahir di Vietnam tetapi kini memiliki paspor asing. Warga Vietnam yang tinggal di luar negeri dan menggunakan sertifikat bebas visa atau kartu izin tinggal sementara termasuk dalam kewajiban tersebut, sedangkan mereka yang tetap berkewarganegaraan Vietnam dan menggunakan paspor Vietnam dikecualikan. Pengunjung yang tidak yakin dengan statusnya sebaiknya memeriksa dokumen sebelum berangkat agar tidak mengalami kendala di perbatasan.

Mengisi Deklarasi Daring

Deklarasi digital diisi melalui portal resmi imigrasi Vietnam di prearrival.immigration.gov.vn. Pelancong harus mengisi formulir dalam rentang waktu tertentu karena sistem hanya menerima deklarasi untuk kedatangan yang dijadwalkan dalam 72 jam berikutnya. Artinya, pengunjung tidak dapat mengirimkan formulir beberapa minggu sebelumnya dan harus mengisinya menjelang keberangkatan, mirip dengan prosedur check-in daring maskapai. Batas 72 jam membantu memastikan data tetap terkini sekaligus mencegah kelebihan beban sistem akibat pengiriman terlalu dini.

Proses empat langkah ini dimulai dengan informasi penumpang, termasuk nama lengkap persis seperti yang tertera di paspor, tanggal lahir, jenis kelamin, kewarganegaraan, nomor paspor, dan tanggal kedaluwarsa. Pelancong dapat mengunggah foto paspor secara opsional agar sejumlah kolom terisi lebih dahulu. Formulir ini juga meminta informasi kontak, termasuk nomor telepon dan alamat email, yang penting untuk proses verifikasi. Berikutnya, pelancong memasukkan rincian visa atau dokumen masuk dengan memilih kategori seperti visa elektronik, sertifikat bebas visa, kartu izin tinggal sementara, atau perjanjian bilateral. Setiap pilihan mengharuskan pelancong memasukkan nomor dokumen terkait, tanggal penerbitan, tanggal kedaluwarsa, dan tempat penerbitan.

Pelancong sebaiknya mengisi formulir 24 hingga 48 jam sebelum keberangkatan untuk menghindari perlambatan server pada menit-menit terakhir, sekaligus memastikan tanggal kedatangan masih berada dalam batas 72 jam yang diizinkan. Sistem tidak menerima pengiriman lebih dari tiga hari sebelumnya, sehingga langkah ini perlu direncanakan dan dilakukan sesaat sebelum berangkat ke bandara. Setelah dimulai, proses ini biasanya memakan waktu kurang dari tiga menit bagi pelancong perorangan, meski keluarga mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk memasukkan rincian setiap penumpang yang ikut bepergian. Keluarga dapat memasukkan informasi pelancong lain yang menyertainya dalam sesi yang sama, tetapi setiap orang, termasuk anak di bawah umur, harus memiliki kode QR sendiri yang terhubung dengan data paspornya. Rentang waktu pengiriman yang relatif singkat mencegah pelancong mengisi formulir terlalu jauh hari, sehingga informasi penerbangan dan alamat akomodasi tetap akurat dan terkini.

Rincian Perjalanan dan Akomodasi yang Diperlukan

Bagian ketiga deklarasi mengumpulkan informasi perjalanan secara lengkap. Pengunjung harus menyebutkan negara keberangkatan, tujuan perjalanan (wisata, bisnis, studi, atau bekerja), serta moda transportasi, dengan pilihan udara, darat, atau laut. Penumpang pesawat harus mencantumkan nomor penerbangan, sedangkan mereka yang tiba melalui jalur darat atau laut harus memasukkan informasi identifikasi kendaraan. Informasi akomodasi sangat penting: pelancong harus mencantumkan provinsi, kota, distrik, dan alamat lengkap tempat menginap. Nama kota secara umum tidak cukup; otoritas meminta nama dan alamat hotel yang tepat atau rincian tempat tinggal pribadi. Formulir juga meminta informasi tempat kerja dan tanggal rencana keberangkatan dari Vietnam. Selain itu, pelancong harus mengisi bagian deklarasi kesehatan mandiri mengenai kondisi terkini dan riwayat paparan baru-baru ini. Bagian kesehatan ini sejalan dengan praktik regional yang lebih luas setelah munculnya kekhawatiran kesehatan global baru-baru ini, meski pertanyaannya berfokus pada gejala langsung dan riwayat paparan, bukan status vaksinasi.

Sebelum mengirimkan formulir, pelancong harus meninjau kembali seluruh informasi yang dimasukkan untuk memastikan keakuratannya. Kode verifikasi enam digit yang dikirim ke alamat email terdaftar digunakan untuk mengonfirmasi deklarasi. Langkah verifikasi ini memastikan alamat email yang diberikan valid sekaligus menambah lapisan keamanan. Setelah terverifikasi, sistem akan menampilkan pesan konfirmasi berisi nomor berkas unik dan kode QR yang dapat diunduh sebagai bukti bahwa formulir telah diisi. Pelancong sebaiknya memastikan semua rincian sama persis dengan paspor karena ketidaksesuaian sekecil apa pun dapat membatalkan kode QR dan mengharuskan pemrosesan manual.

Setelah formulir berhasil dikirim, pelancong akan menerima email konfirmasi berisi kode QR dan nomor berkas. Otoritas menyarankan agar kode tersebut disimpan dalam beberapa format, termasuk sebagai berkas PDF dan tangkapan layar di ponsel, agar tetap dapat diakses tanpa koneksi internet. Menyimpan salinan cetak sebagai cadangan memberikan perlindungan tambahan jika perangkat mengalami gangguan selama perjalanan.

Persiapan Sebelum Tiba di Bandara

Untuk menjalani sistem baru ini dengan lancar, pelancong perlu melakukan persiapan yang tepat, bukan sekadar mengisi formulir. Simpan kode QR dalam beberapa format, termasuk dengan mengunduhnya sebagai PDF dan mengambil tangkapan layar di perangkat seluler. Mencetak salinan sebagai cadangan merupakan langkah antisipasi penting jika baterai ponsel habis atau terjadi masalah konektivitas di dalam terminal, tempat sinyal seluler mungkin tidak dapat diandalkan. Setelah mendarat di Tan Son Nhat, pelancong menuju loket imigrasi seperti biasa, tetapi harus menunjukkan kode QR bersama paspor dan dokumen visa. Petugas imigrasi memindai kode tersebut untuk mengambil informasi yang telah dikirim sebelumnya secara elektronik, yang secara teori menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual selama pemeriksaan.

Pelancong yang tidak mengisi deklarasi sebelum tiba akan menghadapi waktu pemrosesan yang jauh lebih lama. Otoritas menyebut penumpang masih dapat mengisi formulir setelah mendarat dengan memindai kode QR yang dipajang di area kedatangan imigrasi, tetapi hal ini dapat menambah waktu tunggu secara signifikan pada periode sibuk. Sejumlah laporan menyebut pemrosesan manual pada jam puncak malam dapat memperpanjang waktu tunggu hingga lebih dari satu jam, berpotensi membuat pelancong yang melanjutkan perjalanan ke kota-kota lain di Vietnam ketinggalan penerbangan domestik. Dewan Pengembangan Perdagangan Hong Kong secara khusus mengingatkan pelancong bisnis bahwa ketidakpatuhan dapat menyebabkan waktu pemrosesan lebih lama dan kemungkinan denda administratif, meski konsekuensi utama saat ini tampaknya berupa keterlambatan operasional, bukan penolakan masuk.

Maskapai yang terbang ke Tan Son Nhat telah diminta untuk memastikan penumpang memiliki kode QR sebelum naik pesawat. Sejumlah maskapai dilaporkan menolak menaikkan penumpang yang tidak dapat menunjukkan bukti pengisian saat check-in. Namun, penerapannya berbeda-beda secara signifikan antar-maskapai dan beberapa maskapai besar belum menerapkan pemeriksaan secara sistematis. Pelancong sebaiknya tidak mengandalkan staf maskapai untuk memeriksa persyaratan ini dan harus memastikan prosesnya telah diselesaikan sendiri sebelum tiba di bandara.

Tren Regional dalam Pengelolaan Perbatasan Digital

Penerapan deklarasi sebelum kedatangan oleh Vietnam sejalan dengan pergeseran regional yang lebih luas menuju pengawasan imigrasi berbasis teknologi. Sejumlah destinasi di Asia memperkenalkan kartu kedatangan digital serupa dalam setahun terakhir, menyadari bahwa pengumpulan data pelancong secara elektronik sebelum mendarat menawarkan keunggulan operasional yang signifikan dibandingkan formulir kertas tradisional. Sistem SG Arrival Card Singapura telah berhasil beroperasi selama beberapa tahun dan mewajibkan pengunjung mengirimkan informasi kesehatan dan perjalanan melalui aplikasi seluler atau portal web sebelum tiba. Thailand memindahkan formulir imigrasi TM6 ke platform digital, sementara Indonesia dan Taiwan menerapkan sistem pengumpulan data sebelum kedatangan yang serupa.

Destinasi besar seperti India, China, dan Korea Selatan juga telah memindahkan sebagian besar prosedur masuk ke platform digital. India mewajibkan warga negara asing mengirimkan rincian imigrasi melalui portal e-Visa jauh sebelum bepergian, sementara China telah menerapkan sistem deklarasi kesehatan dan bea cukai canggih yang terintegrasi dengan aplikasi seluler. Sistem-sistem ini memiliki tujuan yang sama: mengurangi dokumen fisik dan memungkinkan penilaian risiko sebelum pelancong tiba di perbatasan. Sistem Vietnam juga memungkinkan otoritas memverifikasi pemesanan akomodasi dan rencana perjalanan lebih awal, sehingga potensi ketidaksesuaian atau masalah keamanan dapat diidentifikasi sebelum pelancong tiba di loket imigrasi.

Tren regional ini mencerminkan kenyataan praktis, bukan sekadar antusiasme terhadap teknologi. Bandara-bandara di Asia Tenggara menghadapi keterbatasan kapasitas serupa, sementara jumlah pengunjung internasional kembali meningkat pesat setelah pandemi. Sistem sebelum kedatangan memungkinkan otoritas imigrasi melakukan pemeriksaan awal terhadap pengunjung, mengidentifikasi potensi masalah sebelum pelancong tiba di loket, dan mengurangi dokumen fisik yang harus ditangani petugas. Semua itu membantu mempercepat pemrosesan dan meningkatkan akurasi pencatatan. Vietnam mengikuti tren ini sebagai negara terbaru yang mendigitalisasi prosedur kedatangan, menyusul langkah negara-negara tetangganya.

Kemungkinan Perluasan ke Titik Masuk Lain

Meski kewajiban saat ini hanya berlaku di Bandara Internasional Tan Son Nhat, sejumlah petunjuk menunjukkan sistem ini akan diperluas ke titik masuk lain di Vietnam. Formulir deklarasi itu sendiri mencakup pilihan beberapa moda transportasi dan berbagai titik masuk di luar Ho Chi Minh City, yang menunjukkan bahwa sejak awal infrastrukturnya dirancang untuk penerapan secara nasional. Otoritas telah mengisyaratkan bahwa Bandara Internasional Noi Bai di Hanoi dan Bandara Internasional Da Nang mungkin akan memberlakukan persyaratan ini pada akhir 2026, bergantung pada stabilisasi sistem dan hasil pengujian.

Untuk saat ini, pelancong yang tiba di bandara Vietnam lainnya, termasuk mereka yang terbang langsung ke Hanoi, tidak perlu mengisi deklarasi digital. Namun, pengunjung yang transit di Ho Chi Minh City untuk melanjutkan perjalanan ke destinasi lain di dalam negeri harus mengisi formulir untuk kedatangan internasional pertama mereka di Tan Son Nhat, meski tujuan akhir mereka berada di tempat lain di negara tersebut. Dicantumkannya pilihan transportasi darat dan laut dalam formulir juga mengisyaratkan kemungkinan penerapan kelak di perlintasan perbatasan darat dan pelabuhan, meski belum ada jadwal resmi untuk perluasan tersebut.

Pencantuman pilihan transportasi darat dan laut dalam formulir deklarasi menunjukkan bahwa otoritas mempertimbangkan untuk menerapkan persyaratan ini di perlintasan darat dari Kamboja dan Laos, serta bagi penumpang kapal pesiar yang tiba di pelabuhan seperti Ha Long Bay atau Da Nang. Perluasan semacam ini akan memperluas dampak sistem secara signifikan, mencakup pelancong backpacker yang menyeberang melalui jalur darat dan penumpang kapal pesiar yang saat ini menjalani prosedur kedatangan lebih sederhana. Namun, penerapan deklarasi digital di perbatasan darat menghadapi tantangan tersendiri terkait konektivitas internet dan akses pelancong ke perangkat seluler, yang mungkin menunda penerapannya di titik-titik masuk tersebut. Maskapai yang beroperasi di kawasan ini mulai memperbarui imbauan perjalanan mereka untuk menjelaskan bahwa persyaratan tersebut saat ini hanya berlaku bagi kedatangan di Ho Chi Minh City.

Menghindari Kesalahan Umum dan Penipuan

Penerapan sistem imigrasi baru apa pun membuka peluang terjadinya kebingungan dan penyalahgunaan oleh pihak ketiga. Pelancong perlu mengetahui bahwa portal resmi pemerintah Vietnam menyediakan layanan deklarasi ini sepenuhnya gratis. Sejumlah situs tidak resmi mulai menawarkan jasa pengisian formulir dengan biaya tertentu, sering kali meniru tampilan situs pemerintah agar terlihat tepercaya. Layanan pihak ketiga ini tidak diperlukan dan tidak menawarkan keunggulan dibandingkan kanal resmi yang gratis. Simpan alamat situs resmi dan hindari hasil mesin pencari yang mungkin mengarahkan ke layanan berbayar.

Keakuratan data juga menjadi hal penting. Kode QR terhubung langsung dengan rincian paspor tertentu yang dimasukkan saat pengiriman. Ketidaksesuaian antara informasi yang dinyatakan dan dokumen perjalanan sebenarnya, seperti kesalahan ketik pada nomor paspor atau nama yang tidak persis sama dengan paspor, akan membatalkan kode QR dan mengharuskan pelancong menjalani pemrosesan manual. Pelancong berkewarganegaraan ganda harus memilih kewarganegaraan dan paspor yang akan digunakan untuk masuk ke Vietnam dengan cermat karena deklarasi harus sesuai dengan dokumen yang ditunjukkan di perbatasan.

Perhatian khusus perlu diberikan saat memasukkan nama karena formulir mengharuskan ejaan dan urutan yang sama persis seperti yang tercantum di zona yang dapat dibaca mesin pada paspor. Nama tengah, nama keluarga yang terdiri atas beberapa bagian, dan karakter khusus harus dicantumkan dengan tepat. Pensiunan sebaiknya mengisi kolom pekerjaan dengan "retired", bukan membiarkannya kosong, karena formulir yang tidak lengkap dapat memicu pertanyaan tambahan saat kedatangan. Bagi pelancong dengan struktur nama yang rumit atau karakter khusus, memeriksa format persis di bagian paspor yang dapat dibaca mesin dapat membantu mencegah ketidaksesuaian yang berpotensi mempersulit proses masuk.

Tanggung Jawab Maskapai dan Kewaspadaan Pelancong

Otoritas Vietnam telah meminta maskapai, agen perjalanan, dan penyedia transportasi terkait untuk aktif memberi tahu penumpang mengenai persyaratan baru ini sebelum keberangkatan. Sejumlah maskapai, termasuk Emirates dan VietJet, telah memberikan pemberitahuan lebih awal kepada penumpang yang telah membeli tiket, sementara maskapai lain tampaknya tidak siap menghadapi penerapan mendadak ini. Singapore Airlines, Scoot, dan Vietnam Airlines belum menyampaikan informasi tersebut secara luas pada periode awal penerapan. Pelancong sebaiknya memantau kanal resmi dan tidak hanya mengandalkan pemberitahuan dari maskapai.

Manajer perjalanan korporat, khususnya yang menangani pelancong bisnis dari sumber investasi besar seperti Hong Kong, yang merupakan investor asing terbesar keenam di Vietnam, mulai menambahkan konfirmasi kode QR ke dalam daftar dokumen perjalanan sebelum keberangkatan, bersama e-visa dan surat bukti keuangan. Perusahaan multinasional sebaiknya segera memperbarui intranet kebijakan perjalanan dan memberi arahan kepada agen perjalanan agar mengingatkan staf saat pemesanan tiket. Bagi pelancong perorangan, praktik yang disarankan adalah mengisi deklarasi 24 hingga 48 jam sebelum keberangkatan untuk menghindari perlambatan server pada menit-menit terakhir, sekaligus memastikan tanggal kedatangan masih berada dalam batas 72 jam yang diizinkan.

Dewan Pengembangan Perdagangan Hong Kong secara khusus telah memperingatkan peserta pameran yang berencana menghadiri Vietnam International Sourcing Expo bahwa ketidakpatuhan dapat menyebabkan waktu pemrosesan lebih lama dan kemungkinan denda administratif, meski konsekuensi utama saat ini tampaknya berupa keterlambatan operasional, bukan sanksi finansial. Pelancong bisnis yang terbang dari Singapura mendapat perhatian khusus karena rute antara Changi dan Tan Son Nhat merupakan salah satu jalur regional tersibuk, dengan lebih dari 80 penerbangan mingguan yang dioperasikan empat maskapai, termasuk Scoot, Singapore Airlines, VietJet, dan Vietnam Airlines.

Intinya

• Deklarasi digital sebelum kedatangan yang wajib diisi mulai berlaku pada 15 April 2026 di Bandara Internasional Tan Son Nhat, Ho Chi Minh City.
• Pelancong harus mengisi formulir di prearrival.immigration.gov.vn dalam kurun 72 jam sebelum waktu kedatangan yang dijadwalkan.
• Persyaratan berlaku bagi warga negara asing dan warga Vietnam yang tinggal di luar negeri serta menggunakan visa; warga negara Vietnam dan penumpang transit dikecualikan.
• Setelah formulir dikirim, pelancong akan menerima kode QR untuk ditunjukkan saat pemeriksaan imigrasi. Sistem ini ditujukan untuk memangkas waktu pemrosesan sekitar 30 detik per orang.
• Jika diperlukan, deklarasi dapat diisi saat tiba, tetapi sangat disarankan untuk mengisinya lebih dahulu agar terhindar dari keterlambatan lebih dari satu jam pada periode sibuk.
• Saat ini sistem hanya berlaku di Ho Chi Minh City, tetapi mungkin diperluas ke Hanoi dan Da Nang pada akhir 2026.
• Layanan ini gratis; pelancong sebaiknya menghindari situs tidak resmi yang memungut biaya untuk mengisi formulir.
• Setiap pelancong, termasuk anak-anak, memerlukan kode QR tersendiri yang sesuai dengan rincian paspornya.